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Attestations d'assurance

Attestations d'assurance et garantie de protection

À mesure que les pratiques de gestion des risques sont intégrées aux pratiques d'affaires courantes, les malentendus deviennent inévitables, surtout lorsque de nouveaux employés, tant au sein de votre entreprise que dans le milieu des affaires en général, remplissent les fonctions de gestionnaire de risques et d'administrateur. Là se trouve peut-être la raison de la confusion grandissante au sujet des demandes de documents d'assurance attestant de la couverture fournie ou permettant de déplacer la responsabilité, par contrat, d'une partie vers une autre.

La principale difficulté semble découler d'une sensibilisation accrue, au sein de nombreuses organisations, au besoin de déplacer le risque vers une autre partie sans que la signification d'un tel déplacement et les circonstances qui nécessitent d'effectuer celui-ci soient bien comprises. À cela s'ajoute le problème posé par l'utilisation d'une terminologie incorrecte, de sorte que ce qui devrait être une pratique d'affaires simple et efficace peut rapidement devenir une situation complexe, inhibitrice et difficile à régler lorsque les deux parties en cause sont persuadées qu'elles doivent obtenir des documents qui peuvent être ou ne pas être nécessaires et lorsque ni l'une ni l'autre des parties ne comprend bien l'objet de ces documents ou la manière de les utiliser.

Les documents qui se trouvent à la source de la plupart de ces malentendus sont :

Ci-après un aperçu de la nature de chacun de ces documents et des circonstances dans lesquelles ils doivent être utilisés.


L'attestation d'assurance

De quoi s'agit-il?

Il s'agit tout simplement d'un document attestant qu'une police d'assurance est en vigueur. Le document indique le nom de l'assuré désigné, le numéro de la police, la date d'entrée en vigueur et la date d'expiration de l'assurance et, en général, la nature de la couverture en vigueur de même que tout plafond d'assurance ou toute franchise applicables. On appelle aussi ce document certificat d'assurance. Il s'agit d'un document fourni à l'assuré par l'assureur une fois les primes de la période payées. Il s'agit essentiellement d'une preuve que vous avez souscrit une assurance relativement à vos activités d'exploitation.

Quand doit-on l'utiliser?

  • Votre organisation fournit ce document pour garantir à une autre organisation que vous souscrivez une assurance afin de satisfaire à une obligation contractuelle (par exemple, un bail stipulant la responsabilité locative du locataire, une exigence stipulée dans un contrat d'affaire, etc.).
  • Votre organisation fournit ce document pour garantir que vous souscrivez une assurance dont la couverture est suffisante et conforme à une obligation contractuelle (par exemple, une condition stipulant une couverture de responsabilité civile de cinq millions de dollars).
  • Vous exigez que ce document soit fourni par une autre partie pour garantir qu'un entrepreneur ou un fournisseur de service qui travaillera pour vous souscrit une assurance afin de satisfaire à une obligation contractuelle ou aux exigences d'un appel d'offres ou d'une soumission.
  • Vous exigez que ce document soit fourni par toute organisation, tout groupe et tout individu qui souhaite utiliser votre établissement ou vos installations en tant que détenteur de permis pour garantir que ces derniers souscrivent leur propre assurance responsabilité.

Attestation d'un avenant désignant un assuré additionnel

De quoi s'agit-il?

Il s'agit d'un AVENANT à votre police d'assurance en vertu duquel une personne ou une organisation est temporairement ajoutée à la liste des assurés de votre police, le plus souvent relativement à un événement ou à une activité en particulier. La plupart des assureurs commerciaux facturent des primes additionnelles pour couvrir le risque additionnel lié à l'ajout d'un tiers à la liste des assurés, puisque les actes du tiers parti échappent habituellement au contrôle de l'assuré d'origine. Les organisations doivent être conscientes de ce fait : lorsqu'elles demandent cet avenant consistant à ajouter un assuré à la police, elles « prêtent » leur assurance à un tiers qui peut ne pas bien connaître les règles, les règlements, les politiques ou les procédures de l'organisation ou qui peut ne pas se considérer tenu de les respecter. En demandant cet avenant, votre organisation accepte la responsabilité civile relativement aux actes commis par ce tiers et tout sinistre lié à cet avenant aura des répercussions sur le dossier de sinistres de votre organisation et sur vos primes.

Quand doit-on l'utiliser?

  • Votre organisation fournit cette attestation lorsque vous souhaitez utiliser l'établissement ou les installations d'un tiers pour différentes activités (par exemple, l'utilisation d'un kiosque pour une campagne de financement dans un centre commercial, l'utilisation d'une salle de conférence, l'utilisation d'un centre sportif pour des activités organisées par l'organisation, etc.).
  • Votre organisation fournit cette attestation lorsque votre entreprise exerce des activités liées à son exploitation en vertu d'un contrat ou au nom d'une autre organisation (par exemple, la fourniture de services de garde de biens, de sécurité, d'entretien des lieux, etc.).
  • Votre organisation exige cette attestation désignant votre entreprise en tant qu'assuré additionnel de tout groupe ou de toute organisation souhaitant utiliser votre établissement ou vos installations pour une activité ou un événement géré par ce groupe ou cette organisation.
  • Votre organisation exige cette attestation désignant votre entreprise en tant qu'assuré additionnel de tout entrepreneur devant effectuer des travaux pour votre organisation ou fournir des services à celle-ci (par exemple, travaux d'électricité, de plomberie et de construction, service de transport par autobus scolaire, entretien, etc.).

Erreurs courantes

  • Ce document est souvent confondu avec l'attestation d'assurance (voir ci-dessus).
  • Certaines organisations ou fournisseurs souhaitent fournir des services à votre entreprise mais ne souscrivent pas leur propre assurance. Les organisations ne devraient pas accepter d'étendre leur couverture de responsabilité civile à des organisations ou à des personnes qui ne souscrivent pas leur propre assurance relativement à leurs activités d'exploitation.
  • Employeurs participant au régime coopératif - Les employeurs participant à un programme d'enseignement avec alternance travail-études ou à un programme d'apprentissage par l'expérience n'ont pas besoin que le conseil scolaire fournisse un avenant les désignant comme assurés additionnels. Les employeurs participant à de tels programmes bénéficient de la couverture d'assurance responsabilité civile du ministère de l'éducation et de la formation fournie par la CSPAAT pour tous les élèves travaillant dans le cadre du programme coopératif. Si le conseil scolaire est membre du Fonds d'échange d'assurance des conseils scolaires de l'Ontario, l'employeur est automatiquement protégé par la police d'assurance responsabilité civile du conseil scolaire relativement à tout acte de négligence commis par un élève travaillant dans le cadre d'un programme coopératif et causant des dommages corporels ou matériels durant le stage de l'élève chez cet employeur.
  • Contrats stipulant que les deux parties doivent obtenir l'attestation d'un avenant les désignant réciproquement comme assuré additionnel - Cette mesure est inutile et redondante.

Le déplacement du risque demeure un outil efficace permettant d'assurer que le risque est supporté par la partie qui détient le contrôle de l'établissement ou de l'activité qui a lieu dans cet établissement. L'utilisation adéquate de ces avenants permettra que chaque partie soit bien informée de ses obligations et accepte les risques qui leur sont associés.